Pri odgovarjanju na telefon je pomembno upoštevati pravila vljudnosti, še posebej, če klepetate z neznancem ali ga uporabljate na svojem delovnem mestu. Ko se odzivate na telefon, je pomembno vedeti, kako pravilno odgovoriti, da ne začnete pogovora na napačni nogi. Vljudno govorite tako, da artikulirate, se osredotočite na klic in ohranite določeno profesionalnost, če ste na svojem delovnem mestu.
Koraki
Metoda 1 od 3: Upravljajte poslovni klic
Korak 1. Po dveh ali treh zvonjenjih se spustite
Če se v službi odzovete na telefon, ga morate dvakrat ali trikrat pustiti, da se oglasi. Če dovolite, da zvoni več kot trikrat, bo klicatelj morda nestrpen in se mu bo zdelo, da ga ignorirate.
Po drugi strani pa, če odgovorite na prvi zvonjenje, lahko to osebo zmoti, kako hitro odgovorite. Morda nima dovolj časa, da bi svoje misli uredila
Korak 2. Pripravite strokovni pozdrav
Ko se v pisarni odzovete na telefon, ne boste mogli vedno povedati, kdo je na drugem koncu linije. To je lahko vaš šef, stranka, sodelavec ali celo nekdo, ki je vnesel napačno številko.
- Na primer, lahko rečete "zdravo" ali "kako vam lahko pomagam", da se pogovor začne pozitivno.
- Tudi če vidite številko, ki kliče, in veste, da je prijatelj, je možno, da si je kdo drug sposodil njihov telefon. Če odgovorite na "s'lut", bi lahko klicatelja naredili napačen vtis.
Korak 3. Identificirajte sebe in svoje podjetje
V delovnih razmerah se na telefon oglasite z imenom in imenom svojega podjetja. Na primer, lahko bi rekli: »Hvala, ker ste poklicali garažo Ducoin. Moje ime je Jean, kako vam lahko pomagam?"
Mnoga podjetja imajo pri odgovarjanju na telefon poseben skript, pri katerem se morate držati svojih pravil. Če niste prepričani, kaj bi rekli, vprašajte svojega nadzornika
Korak 4. Vprašajte, kdo kliče
Pogosto vam bo ta oseba povedala svoje ime, vendar vam bo dala tudi informacije o temi svojega klica. Če ne vidite njene številke, če je ne prepoznate ali če niste slišali njene besede, jo lahko vprašate: "Ali lahko vem, kdo kliče?""
Ko se predstavi, jo nagovorite z ustreznim naslovom. Če vam je povedala svoje ime in priimek in želite videti bolj profesionalno, jo lahko pokličete po imenu
Korak 5. Govorite neposredno v mikrofon
Slušalko nežno položite ob lice in govorite v mikrofon, ki naj bo pred vašimi usti. Ne skrbite, da ga postavite preveč blizu ust ali govorite preglasno.
Če vas druga oseba prosi, da govorite glasneje, lahko nekoliko povišate glas. V nasprotnem primeru naj bo vaš glas pri normalni glasnosti
Korak 6. Izogibajte se slengu in preveč ležernemu jeziku
Ko se v službi odzovete na telefon, zastopate svoje podjetje osebi, ki vas kliče. Govorite vljudno in se izogibajte uporabi slenga, psovk ali preveč znanega jezika. Tudi če se ton začne dvigovati in oseba, ki vas kliče, začne prisegati, morate ostati mirni in vljudni.
Očitno je, da ko se s prijateljem pogovarjate na domačem telefonu, lahko uporabite bolj znan jezik in se z njim pogovarjate, kot da bi bili iz oči v oči
Metoda 2 od 3: Odgovorite na klice doma
Korak 1. Odzovite se v mirnem okolju
Če je okoli vas hrup, se pred odzivom na telefon premaknite na mirnejše mesto ali pa preden dvignete telefon, izklopite glasbo ali televizijo. Morali bi biti na mestu, ki je dovolj tiho, da lahko slišite osebo, ki govori z vami, in da lahko sliši vaše odgovore.
Mirno okolje vam bo pomagalo tudi, da se osredotočite na osebo, ki vas kliče
Korak 2. Prekinite, kar počnete, da se odzovete
Preden odgovorite, si vzemite trenutek, da razvrstite misli. Naj vas ne moti, saj to lahko prepreči učinkovito komunikacijo med vami in klicateljem. Če ni motenj, se bo oseba, ki se pogovarja z vami, počutila, kot da ji namenjate svojo nerazdeljeno pozornost.
Na primer, če med zvonjenjem telefona tipkate v računalniku ali berete knjigo, se morate ustaviti, da se osredotočite na klic
Korak 3. Pozdravite se in izgovorite svoje ime
Če ne prepoznate številke ali ne veste, kdo vas kliče, lahko po pozdravu dodate svoje ime. To je nekoliko formalno, vendar je koristno, če živite z drugimi ljudmi.
Če vidite številko in prepoznate prijatelja ali člana vaše družine, lahko rečete: »Zdravo Bashir! Kako si danes ? "
Korak 4. Zapišite si, če je iskana oseba odsotna
Če želi klicatelj govoriti z nekom, ki ga ni doma, mu lahko poveš, da ga ni in da boš sprejel sporočilo. Ime, telefonsko številko in razlog klica obvezno zapišite v jasen in enostaven za branje zvezek.
Če prenosnega računalnika nimate pri roki, lahko klicatelja prosite, naj počaka, dokler ga ne dvignete
Metoda 3 od 3: Odgovorite na klic z mobilnega telefona
Korak 1. Pozdravite klicatelja s prijaznim glasom
Ko se odzovete na mobilni telefon, bi morali videti številko osebe, ki vas kliče. Lahko mu na primer rečete: "Živjo Stéphane, kako si? Tudi če je številka skrita, se morate vseeno prijazno odzvati. Lahko rečete: »Pozdravljeni, kdo je na telefonu?"
Ker so telefonski klici manj formalni kot klici v službi ali na stacionarnem telefonu, vam ni treba povedati svojega imena, ko dvignete slušalko
Korak 2. Vprašajte razlog klica
Če osebe ne poznate, jo lahko vljudno vprašate: "Kaj lahko storim zate?" Če jo poznate, jo lahko vprašate, kako je.
Tudi če se poznate, to ni razlog za oster odgovor. Ne reci "kaj?" "Ali" kaj želite? "
Korak 3. Jasno govorite z običajnim tonom
Ne skrbite, da boste govorili preglasno ali da se ne boste razumeli. Govorite počasi in dobro artikulirajte. Če govorite preglasno ali nenaravno, bo oseba na drugi strani mislila, da ste jezni ali bolni.
Če druge osebe ne slišite dobro, povečajte glasnost s pritiskom na gumb ob strani telefona. Če je še vedno ne slišite dobro, jo lahko prosite, naj telefon približa obrazu
Korak 4. Ne odzivajte se s polnimi usti
Če žvečite žvečilni gumi ali jeste, si vzemite čas, da ga izpljunete ali pogoltnete, preden se odzovete. Za odgovor in začetek pogovora morate imeti prazna usta.
Tudi če klepetate s prijatelji, vas bodo morda težko razumeli, če so vam usta polna
Korak 5. Ne pogovarjajte se z ljudmi okoli sebe
Med klicem ne upoštevajte zunanjih motenj in se v celoti posvetite osebi na drugem koncu telefona. Ne pogovarjajte se in se ne smejte z drugimi ter se izogibajte tihi komunikaciji z njimi, medtem ko ste na telefonu.
Tudi če sogovornik ne sliši tega, kar govorite, bo vedel, da niste popolnoma osredotočeni na pogovor
Nasvet
- Blizu telefona imejte zvezek in pisalo, da vam ni treba gledati okoli sebe, ko morate sprejeti sporočilo.
- Ljudje, s katerimi govorite po telefonu, se bodo spomnili vaše vljudnosti. Ne pozabite, da "prosim" vsakič, ko imate zahtevo. Če se druga oseba zahvali, ne pozabite reči "dobrodošli".